Обязанности бизнес-ассистента в Adamar Group
Обязанности:
1. Административная поддержка:
- Управление календарем и расписанием руководителей.
- Организация встреч, совещаний и мероприятий.
- Ведение деловой переписки и телефонных переговоров.
- Подготовка отчетов, презентаций и других документов.
2. Координация проектов:
- Помощь в планировании и управлении проектами.
- Координация взаимодействия между отделами и специалистами.
- Отслеживание выполнения задач и соблюдения сроков.
3. Организация поездок:
- Бронирование билетов, гостиниц и транспортных средств.
- Подготовка необходимой документации для командировок.
- Обеспечение логистической поддержки в поездках.
4. Финансовая отчетность:
- Ведение учета расходов и подготовка финансовых отчетов.
- Контроль за своевременной оплатой счетов и расходов.
- Взаимодействие с бухгалтерией по финансовым вопросам.
5. Документооборот:
- Ведение и хранение деловой документации.
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности документов.
- Подготовка и подписание договоров, соглашений и других юридических документов.
6. Аналитическая поддержка:
- Сбор и анализ информации для принятия управленческих решений.
- Подготовка аналитических отчетов и презентаций.
- Мониторинг рынка и конкурентной среды.
7. Поддержка клиентов:
- Взаимодействие с клиентами и партнерами по административным вопросам.
- Помощь в организации встреч и переговоров с клиентами.
- Решение оперативных вопросов клиентов и партнёров.
8. Организация внутренних коммуникаций:
- Поддержка и улучшение внутренних коммуникационных процессов.
- Координация работы с сотрудниками по административным вопросам.
- Организация корпоративных мероприятий и тренингов.
9. Обеспечение офиса:
- Закупка офисных товаров и оборудования.
- Контроль за поддержанием порядка и чистоты в офисе.
- Обеспечение технической поддержки и связи.
10. Выполнение поручений руководства:
- Выполнение различных поручений и задач, поставленных руководителями.
- Готовность к выполнению срочных и нестандартных задач.
### Обязательные навыки:
- Работа в Notion: Ведение базы знаний, управление проектами, создание и поддержка документов, таблиц и досок.